De ondersteunende processen fungeren als facilitator voor alle andere processen. Het juiste gebruik of de juiste inrichting ervan zal ervoor zorgen dat de andere processen vlot en zonder onderbrekingen kunnen uitgevoerd worden. Veel bedrijven spenderen echter te weinig tijd aan het onder controle houden van deze processen waardoor de kernprocessen niet altijd vlekkeloos kunnen verlopen.
Product Information Management - BOM’s & Recepturen - Artikelstructuren - Debiteurenbeheer - Crediteurenbeheer - Kostprijsbeheer - Beheer Prijsafspraken - Contractmanagement
Product Information Management
Wanneer op een artikel foute informatie staat, zal dit voor weerkerende fouten of onderbrekingen zorgen in de andere processen upstream of downstream. Het efficiënt kunnen managen van dergelijke fouten vermindert onmiddellijk de foutenlast. Dit geldt voornamelijk voor de gegevens die belangrijk zijn voor de operationele processen, maar onder invloed van internetverkopen worden ook de commerciële gegevens of specificaties belangrijker. De juiste informatie achter een artikel is al lang niet meer het domein van één productowner die alles bepaalt, maar een samenwerking tussen mensen vanuit verschillende disciplines die samen de productgegevens bepalen. We maken een onderscheid tussen activiteiten zoals het verzamelen van de kerneigenschappen van het product (referentie, omschrijving …), het vastleggen van lifecycle-informatie, het beoordelen van alle verzamelde informatie en het lanceren van het product.
BOM’s & Recepturen
Wanneer artikelen worden geproduceerd, moet ook vastgelegd worden hoe deze artikelen zijn samengesteld. Welke hoeveelheden van welke grondstoffen en halffabricaten zijn nodig om een aantal geproduceerde artikelen te maken.
- Bepaal welke BOM-types moeten vastgelegd worden:
- Engineering BOM
- Manufacturing BOM
- Service BOM
- Informatieve BOM
- Identificeer de samengestelde artikelen en bepaal per BOM-type wat de opbouw is en welke de halffabricaten en de grondstoffen zijn
- Leg de structuur vast en werk bottom-up, te beginnen met de grondstoffen en zo verder naar het hoogste niveau
- Bepaal de varianten op het hoogste niveau op basis van een productconfigurator
- Aligneer indien mogelijk de batchgroottes van de halffabricaten met die van het eindproduct.
Deze BOM’en recepturen worden voornamelijk gebruikt in de productie-administratie.
Artikelstructuren
Niet alleen de artikelgegevens zelf, maar ook de structuur of de verschillende structuren waarin een artikel wordt opgenomen, zijn cruciaal.
- Identificeer de behoefte aan artikelstructuren voor het
- Opzoeken van artikelen intern/extern
- Vastleggen van prijsafspraken
- Vastleggen van producteigenschappen
- Vastleggen van statistische groeperingen
- Vastleggen van genormaliseerde structuren (buiten het bedrijf)
- Vastleggen van aangiftestructuren of douane
- …
- Bepaal het soort van structuur per behoefte
- Hiërarchische structuren
- Horizontale structuren met producteigenschappen
- Hiërarchische structuren met producteigenschappen
Artikelstructuren worden op diverse plaatsen in de toepassing gebruikt. Onder andere om prijsvoorwaarden aan te koppelen, te gebruiken in e-commerce toepassingen of rapportering op te doen.
Debiteurenbeheer
Vandaag staat de klant, maar ook de consument meer dan ooit centraal in de processen. Het goed beheren van klantinformatie wordt dan ook beschouwd als een vanzelfsprekendheid en is daarom een kritisch ondersteunend proces. Het betreft niet alleen de perfecte aanmaak van de klant, maar ook de expliciete en impliciete ondersteuning van die klant in de samenwerking met uw bedrijf.
- Verzamel de gegevens van de klant en geef niet alleen aandacht aan de objectieve maar ook aan de subjectieve informatie van de klant
- Leg de objectieve informatie gestructureerd vast en de subjectieve desnoods ongestructureerd
- Bepaal de leveringsmodaliteiten zeer nauwkeurig; klanten rekenen op u voor correcte leveringen
- Volg de klant financieel op (kredietlimiet, betalingsgedrag, aanmaningen, ingebrekestelling, incasso)
- Deel de klant (commercieel) in en volg deze overeenkomstig op
- Voornamelijk voor de technische groothandels en de fulfilmentbedrijven is het belangrijk de eigenschappen en het gedrag van de klant zijn klant, meestal de eindconsument, goed inzichtelijk te hebben
Het vastleggen van de klant gebeurt in het beheer van de master data, maar wordt toch voornamelijk gebruikt in de verkoopadministratie.
Crediteurenbeheer
Kostenbesparing en efficiëntie kunnen grotendeels gecreëerd worden door goede afspraken te maken met uw leveranciers en de controle op de levering van goederen en diensten zeer transparant te maken. Een goed crediteurenbeheer zorgt ervoor dat de bestelling, goederenontvangst, factuurcontrole en betaling vlekkeloos kunnen gebeuren.
De volgende activiteiten zijn daarbij relevant:
- Verzamel de gegevens van de leverancier en registreer deze zo gestructureerd mogelijk
- Bepaal zeer nauwkeurig de leveringsmodaliteiten. U moet op uw leverancier kunnen rekenen om uw eigen klanten goed te kunnen bedienen.
- Wanneer er sprake is van back-to-backorders moeten hierover goede afspraken gemaakt worden. U ziet de producten zelf immers niet
- Gemaakte leverafspraken moeten getoetst en kwalitatief gemeten worden in een Vendor Rating-proces
- Ook leveranciers worden graag op tijd betaald dus probeer dit zo correct mogelijk op te volgen
- Wanneer er claims zijn, kan dit de betalingsintentie verstoren
Het vastleggen van de leverancier gebeurt in het beheer van de master data, maar wordt toch voornamelijk gebruikt in aankoopadministratie.
Kostprijsbeheer producten (of “diensten”)
Om te kunnen sturen op marge moet de kostprijs van de goederen (of diensten) zeer goed onder controle zijn. Het hanteren van een kostensysteem is geen doel op zich. We doen dit enkel om inzicht te krijgen in de accuraatheid van de marge. Wanneer de kosten die gepaard met de levering van artikelen en de algemene overheadkosten zeer stabiel zijn, kan er geopteerd worden om de landed cost gelijk te stellen met de netto aankoopprijs of material cost van een product en geen directe kosten daarin op te nemen of op te nemen als een vast percentage.
Wanneer de gerelateerde kosten echter grillig zijn of verhoudingsgewijs sterk verschillen tussen de artikelen, is het interessant om directe kosten toe te wijzen aan de aankoop of productie van artikelen. Om nog meer controle op en inzicht te hebben in de kostprijs van de artikelen worden soms bijkomende systemen in het leven geroepen zoals (Time-Driven) Activity Based Costing en voor- en nacalculatiesystemen.
- Bepaal de kostprijs waarop u de marge berekent
- Standaard kostprijs (voorcalculatie)
- Gemiddelde voorraadwaarde
- Laatste aankoopprijs/productiekost
- Huidige aankoopprijs/productiekost
- Financiële kostprijs
- Bepaal of en welk kostenmechanisme voor welke artikelsoort gebruikt wordt
- Vast percentage
- Directe kosten
- Nacalculatiekost (meer/minder tijd/middelen verbruikt)
- Bepaal welke kostensoorten moeten opgevangen worden
- Transport
- Invoerrechten
- Verpakkingskosten
- …
In de rapportering en de analyse van de verkopen is de kostprijs van de verkoop van essentieel belang om doordachte beslissingen te onderbouwen.
Beheer prijsafspraken (aankoop en verkoop)
Het beheren van prijsafspraken is cruciaal om snelheid te creëren in het registreren van bestellingen en op de juiste manier aan de klant te factureren. Aan aankoopzijde geldt dit evenzeer.
Een goede structuur voor prijsafspraken wordt gekenmerkt door de balans tussen de overzichtelijkheid en de onderhoudsintensiteit. Een vaste prijs vastleggen per klant (of leverancier) per artikel per periode is het meest overzichtelijk, maar is ook moeilijk in onderhoud. Een structuur opbouwen waarbij vaste prijzen per klant per artikel (of leverancier) volledig worden weggewerkt, wordt dan weer zeer complex en onoverzichtelijk.
Commerciële medewerkers zijn zeer creatief in het bedenken van allerhande kortingen. Uw informatiesysteem dient dan ook robuust genoeg te zijn om deze creativiteit toe te laten zonder dat u hiervoor administratief ingewikkelde handelingen moet verrichten.
Op de volgende manier creëert u de prijsafspraken en de berekeningsstructuur:
- Bepaal de drivers voor een afspraak (de klant of klantgroep, het artikel of de artikelgroep, de staffelhoeveelheid, het ordertype, het type klant of het artikeltype …)
- Leg per combinatie een prijsvoorwaardesjabloon vast (bijvoorbeeld, % korting voor alle klanten in de regio “Kust” op artikelgroep “Strandartikelen”)
- Splits het aantal combinaties op indien er ook aanvullende kortingen zijn (korting op korting)
- Leg de berekeningsstructuur vast waarbij er rekening wordt gehouden met basiskortingen en aanvullende kortingen
- Geef invulling aan de verschillende prijsvoorwaardesjablonen (concretiseren van de afspraken).
In de aankoop- en verkoopadministratie wordt er gebruik gemaakt van de prijzenmotor om de juiste prijs te bepalen.
Contractmanagement (aankoop en verkoop)
Om meer commitment te krijgen in afnamehoeveelheden, levertijden en prijs worden tussen partijen contracten vastgelegd. Als producent of groothandelaar kunt u contracten vastleggen met uw leveranciers en klanten om binnen deze context aan- en verkopen uit te voeren.
- Onderhandel de voorwaarden van het contract
- Leg levertermijn, afnamecommitment en prijs vast
- Begin te bestellen in functie van het contract (aankoopcontract)
- Leg een afroeporder vast in functie van het contract (verkoopcontract)
- Koop aan of produceer in functie van het verkoopcontract
