De ondersteunende processen fungeren als facilitator voor alle andere processen. Het juiste gebruik of de juiste inrichting ervan zal ervoor zorgen dat de andere processen vlot en zonder onderbrekingen kunnen uitgevoerd worden. Veel bedrijven spenderen echter te weinig tijd aan het onder controle houden van deze processen waardoor de kernprocessen niet altijd vlekkeloos kunnen verlopen.
Product Information Management - BOM’s & Recepturen - Artikelstructuren - Debiteurenbeheer - Crediteurenbeheer - Kostprijsbeheer - Beheer Prijsafspraken - Contractmanagement
Product Information Management

BOM’s & Recepturen

- Bepaal welke BOM-types moeten vastgelegd worden:
- Engineering BOM
- Manufacturing BOM
- Service BOM
- Informatieve BOM
- Identificeer de samengestelde artikelen en bepaal per BOM-type wat de opbouw is en welke de halffabricaten en de grondstoffen zijn
- Leg de structuur vast en werk bottom-up, te beginnen met de grondstoffen en zo verder naar het hoogste niveau
- Bepaal de varianten op het hoogste niveau op basis van een productconfigurator
- Aligneer indien mogelijk de batchgroottes van de halffabricaten met die van het eindproduct.
Deze BOM’en recepturen worden voornamelijk gebruikt in de productie-administratie.
Artikelstructuren

- Identificeer de behoefte aan artikelstructuren voor het
- Opzoeken van artikelen intern/extern
- Vastleggen van prijsafspraken
- Vastleggen van producteigenschappen
- Vastleggen van statistische groeperingen
- Vastleggen van genormaliseerde structuren (buiten het bedrijf)
- Vastleggen van aangiftestructuren of douane
- …
- Bepaal het soort van structuur per behoefte
- Hiërarchische structuren
- Horizontale structuren met producteigenschappen
- Hiërarchische structuren met producteigenschappen
Artikelstructuren worden op diverse plaatsen in de toepassing gebruikt. Onder andere om prijsvoorwaarden aan te koppelen, te gebruiken in e-commerce toepassingen of rapportering op te doen.
Debiteurenbeheer

- Verzamel de gegevens van de klant en geef niet alleen aandacht aan de objectieve maar ook aan de subjectieve informatie van de klant
- Leg de objectieve informatie gestructureerd vast en de subjectieve desnoods ongestructureerd
- Bepaal de leveringsmodaliteiten zeer nauwkeurig; klanten rekenen op u voor correcte leveringen
- Volg de klant financieel op (kredietlimiet, betalingsgedrag, aanmaningen, ingebrekestelling, incasso)
- Deel de klant (commercieel) in en volg deze overeenkomstig op
- Voornamelijk voor de technische groothandels en de fulfilmentbedrijven is het belangrijk de eigenschappen en het gedrag van de klant zijn klant, meestal de eindconsument, goed inzichtelijk te hebben
Het vastleggen van de klant gebeurt in het beheer van de master data, maar wordt toch voornamelijk gebruikt in de verkoopadministratie.
Crediteurenbeheer

- Verzamel de gegevens van de leverancier en registreer deze zo gestructureerd mogelijk
- Bepaal zeer nauwkeurig de leveringsmodaliteiten. U moet op uw leverancier kunnen rekenen om uw eigen klanten goed te kunnen bedienen.
- Wanneer er sprake is van back-to-backorders moeten hierover goede afspraken gemaakt worden. U ziet de producten zelf immers niet
- Gemaakte leverafspraken moeten getoetst en kwalitatief gemeten worden in een Vendor Rating-proces
- Ook leveranciers worden graag op tijd betaald dus probeer dit zo correct mogelijk op te volgen
- Wanneer er claims zijn, kan dit de betalingsintentie verstoren
Het vastleggen van de leverancier gebeurt in het beheer van de master data, maar wordt toch voornamelijk gebruikt in aankoopadministratie.
Kostprijsbeheer producten (of “diensten”)

- Bepaal de kostprijs waarop u de marge berekent
- Standaard kostprijs (voorcalculatie)
- Gemiddelde voorraadwaarde
- Laatste aankoopprijs/productiekost
- Huidige aankoopprijs/productiekost
- Financiële kostprijs
- Bepaal of en welk kostenmechanisme voor welke artikelsoort gebruikt wordt
- Vast percentage
- Directe kosten
- Nacalculatiekost (meer/minder tijd/middelen verbruikt)
- Bepaal welke kostensoorten moeten opgevangen worden
- Transport
- Invoerrechten
- Verpakkingskosten
- …
In de rapportering en de analyse van de verkopen is de kostprijs van de verkoop van essentieel belang om doordachte beslissingen te onderbouwen.
Beheer prijsafspraken (aankoop en verkoop)

- Bepaal de drivers voor een afspraak (de klant of klantgroep, het artikel of de artikelgroep, de staffelhoeveelheid, het ordertype, het type klant of het artikeltype …)
- Leg per combinatie een prijsvoorwaardesjabloon vast (bijvoorbeeld, % korting voor alle klanten in de regio “Kust” op artikelgroep “Strandartikelen”)
- Splits het aantal combinaties op indien er ook aanvullende kortingen zijn (korting op korting)
- Leg de berekeningsstructuur vast waarbij er rekening wordt gehouden met basiskortingen en aanvullende kortingen
- Geef invulling aan de verschillende prijsvoorwaardesjablonen (concretiseren van de afspraken).
In de aankoop- en verkoopadministratie wordt er gebruik gemaakt van de prijzenmotor om de juiste prijs te bepalen.
Contractmanagement (aankoop en verkoop)

- Onderhandel de voorwaarden van het contract
- Leg levertermijn, afnamecommitment en prijs vast
- Begin te bestellen in functie van het contract (aankoopcontract)
- Leg een afroeporder vast in functie van het contract (verkoopcontract)
- Koop aan of produceer in functie van het verkoopcontract