Documentmanagementsysteem (DMS)

Documentmanagement in RAW&M

Binnen RAW&M is documentmanagement eerder beperkt. Er bestaat wel een generieke mogelijkheid om aan elke entiteit een document te koppelen en zo alle essentiële documenten op te slaan in de databank of op een filesysteem. Deze documenten kunnen van alle aard zijn. Als de extensies gekoppeld zijn in Windows kunnen ze ook geopend worden vanuit de toepassing. Sommige outputdocumenten, zoals zendnota’s of facturen, kunnen opnieuw afgedrukt worden, maar om zeker te zijn dat het originele document bewaard blijft, kan het ook als pdf-document worden gekoppeld. Om doorgedreven documentmanagement toe te passen, integreert RAW&M eveneens met een andere applicatie binnen Realdolmen, met name Rflow. 
 

Documentmanagement met Rflow van Realdolmen

Rflow is een “best-of-breed”-oplossing voor een professionele behandeling van documenten en data. De integratie met RAW&M zorgt voor een oplossing die uw uitdagingen op vlak van documenten en data maximaal ondersteunt. En die uitdagingen zijn er volop. Zo is er bijvoorbeeld de grote diversiteit in documenten en data. U ontvangt en verstrekt analoge en digitale documenten in diverse formaten. Hoe gaat u hiermee om? Hoe organiseert u een veilige en eenvoudige toegang voor uw medewerkers en andere stakeholders? Hoe maakt u van data waardevolle informatie die u in workflows kunt gebruiken om zodoende uw bedrijfsprocessen te ondersteunen? 

Sourcing (inclusief factuurscanning)

Rflow beheert alle gangbare documenttypes afkomstig van alle systeemtypes en mediatypes: video, afbeeldingen, fax, mail, documenten zoals facturen en brieven, rapporten, … De oplossing zorgt ook voor de digitalisering van analoge data. Een belangrijk proces voor RAW&M-klanten is het verwerken van inkomende papieren en analoge facturen. Via scanning en OCR-technieken worden de relevante data opgehaald en verwerkt in een businessproces. Dat kan een autorisatieproces zijn van een kostenfactuur of een matching van een ordergerelateerde factuur en de eventuele betalingsflow. 

Bewaring

Met Rflow kunt u data op een juiste manier bewaren zonder dat dit te veel ruimte in beslag neemt. Authenticiteit en integriteit blijven daarbij steeds gegarandeerd. U hebt bovendien de mogelijkheid om alle gebeurtenissen eenvoudig te traceren om een sluitend digitaal dossier in uw archief te hebben. 

Distributie

Data worden waardevolle informatie als u ze actief gebruikt in uw bedrijfsprocessen. Daarom moet u de toegang ertoe goed organiseren. Door middel van eenvoudige zoekmogelijkheden biedt u de gebruikers deze toegang die u kunt uitbreiden naar uw klanten, leveranciers of andere stakeholders. U kunt data ook automatisch distribueren of publiceren op een portal of website. Vanzelfsprekend met in achtneming van veiligheid en de steeds strenger wordende wetgeving. 

Verwerking

Enerzijds kan u de toegankelijkheid van uw documenten en data organiseren. Anderzijds kunnen documenten en data, of de inhoud ervan, een belangrijke trigger zijn of input vormen voor een businessproces. De behandeling van inkomende facturen is een eerder aangehaald voorbeeld. Een ander voorbeeld is een ondertekende bestelling die onmiddellijk een orderbevestiging oplevert en alle relevante data doorgeeft aan RAW&M. Kortom, Rflow transformeert documenten en data in informatie en business.